[비즈니스포스트] “이걸 보고서라고 썼어? 당장 다시 써 와!”

직장 생활을 다룬 드라마에서 자주 볼 수 있는 장면이다.
 

직장 생활에서는 문서가 곧 그 사람의 능력이라는 말까지 있을 정도다. 업무에 필요한 글만 잘 써도 능력을 인정받을 수 있다.

한 번에 결재 받을 수 있는 보고서는 어떻게 써야 할까?

글쓰기 강사 겸 번역가 백우진씨가 ‘비즈니스 글쓰기’ 방법을 담은 책, ‘1% 일잘러의 글쓰기 비밀 노트’(세이코리아)를 펴냈다.

저자는 비즈니스 글쓰기 비결을 ‘역지사지’로 요약한다.

상사나 경영진 등 ‘독자’가 보고서의 핵심 내용을 잘 이해하고 최적의 의사결정을 내릴 수 있게 하는 것이 비즈니스 글쓰기의 목표라는 것이다.

1% 일잘러의 글쓰기 비밀 노트는 비즈니스 글쓰기의 목표를 달성하는 비결로 세 가지를 꼽는다.

‘두괄식’, ‘가지런하고 짜임새 있게 구조화하기’, ‘겹치지 않게 빠짐없이 쓰기’.

두괄식으로 써야 하는 이유는 의사결정자인 독자에게 핵심을 먼저 전달함으로써 논의를 간단히 하고 바로 결론을 이끌어내는 데 있다.

여러 문단을 쓸 때도 첫 문단에서 핵심을 짚어주고 요약하면 독자가 헤매지 않게 된다.

‘가지런하고 짜임새 있게 구조화하기’는 결국 문단 단위로 글을 쓰는 것이다. 문단 단위로 글을 써야 글이 간결해진다.

‘겹치지 않게 빠짐없이 쓰기’에서 저자는 한 문장에 불필요한 부분이 한 글자라도 있으면 안 되고 한 단락에는 필요 없는 문장이 하나라도 있으면 안 된다고 강조한다.

글로벌컨설팅그룹 맥킨지&컴퍼니가 제시한 논리적 사고 기법인 ‘상호 배제와 전체 포괄’(MECE)을 보고서 작성에 적용했다.

‘겹치지 않게’ 쓰기보다 중요한 원칙은 ‘누락 없이’ 쓰기다. 핵심 정보를 빠뜨리면 보고서 오류에 그치지 않고 업무 차질로까지 이어지기 때문이다.

1% 일잘러의 글쓰기 비밀 노트에는 공공기관 및 기업에서 실제로 사용된 업무용 글쓰기 예문 133개가 실려있고 각 예문에는 첨삭과 함께 해설이 있다.

저자는 “업무용 글의 대표적 사례인 보고서는 누구나 익히면 상급 수준으로 작성할 수 있다”며 “다만 이러한 기술도 적절한 지침과 손에 잡히는 예시를 통해서 학습해야만 시행착오를 거치지 않고 역량을 축적해 갈 수 있다”고 말했다.

사업과 조직의 언어에 익숙지 않은 사회초년생, 업무에 익숙해지기 시작한 실무자, 보고서를 작성하고 결재를 받아야 하는 책임자 등 모두에게 ‘비즈니스 글쓰기 능력’은 몸값을 높이는 핵심 무기다.

저자 백우진씨는 비즈니스 글쓰기 분야 베스트셀러인 ‘일하는 문장들’을 쓴 바 있다. 이 책을 바탕으로 삼성 계열 교육회사 멀티캠퍼스에 온라인강의 ‘직장인 글쓰기 트레이닝, 일하는 문장들’을 제공했다.

서울대학교 경제학과와 대학원을 졸업하고 동아일보 등 매체와 재정경제부, 한화투자증권에서 글을 쓰고 편집한 이력이 있다.  윤인선 기자